Hyvä tietoarkkitehtuuri on voimavara ja mahdollisuus
Jako BI ja ECMYhteisölliset ratkaisut ja BI
Liiketoiminnan prosessit ja sisältö+informaatio
Master Content Management yhdistävänä ja mahdollistavana
Suomalaiset sovellutukset ovat jo lähellä, julkishallinto myös veturina
Hyvä tietoarkkitehtuuri on voimavara ja mahdollisuus
Tietoarkkitehtuurin suunnittelussa laaja-alainen näkemys organisaation ja yrityksen tietovarannoista ja operatiivisen liiketoiminnan ja johtamisen prosesseista on välttämätöntä saada yhteen. Onnistunut laaja-alainen tietoarkkitehtuuri on perusta, jolle sovellusarkkitehtuuri ja kokonaisarkkitehtuuri linkittyvät. Hyvä tietoarkkitehtuuri kestää liiketoiminnan muutoksissa ja tietojärjestelmien kehityksessä, säästää kehityskustannuksissa ja lisää tiedon arvoa liiketoiminnalle.
Sovellusarkkitehtuurin koetaan olevan lähempänä liiketoiminnan prosesseja kuin tietoarkkitehtuurin ja yhteys prosesseihin tuntuu monesti helpommalta ymmärtää sovellusten kautta. Näin syntyy prosessikohtaisia sovelluksia, joissa useimmiten on myös tietorakenne näitä kutakin erillistä sovellusta varten. Tietoarkkitehtuuri sirpaloituu.
Jako tällä hetkellä on nk. business intelligence (BI) –sovellusten ja Enterprise Content Management (ECM) sovellusten välillä. Samalla tämä jako muodostaa jaon tai ”särön” yritystason tietoarkkitehtuurissakin.
Vaikka yhteys BI ja ECM -sovellusalueiden välillä onkin ollut jo pidempään esillä ja isot yritystason informaatioalustojen valmistajat ovat tämän tarjoamansa kehittämisessä jo alkaneet ottaa huomioon, ei arkkitehtuuri muodostu kuitenkaan vielä yhtenäiseksi. Liiketoiminnan tueksi pyritään tuottamaan näkymiä ja työn kulkuja (work flow), joissa informaatio koostetaan monesta näkökulmasta yhtenäiseen näkymään (joista esimerkkinä erilaiset ”portaalit”), mutta taustalla tietoarkkitehtuuritasolla tietoja kerätään erillisiin siilomaisiin ratkaisuihin.
Erityisesti ECM –ratkaisualueella (myös: sisällönhallinta) tuotettavan sisällön (strukturoimaton, tekstimuotoinen, kuvat, videot jne.) ja dokumenttien sekä asiakirjojen ja BI –ratkaisualueella tuotettavan informaation välillä on edelleen hyvin vähän tietoarkkitehtuuritason yhteyksiä. Yhteydet pyritään ratkaisemaan sovelluksilla, joita ovat mm. kehittyneet hakutoiminnallisuudet ja teksti- ja sisältöanalytiikka. Hakutoimintoja kehittämällä saamme hakutuloksiin vastaukset sekä sisällönhallinnan tietovarannoista että business intelligence –tietovarannoista (rakenteellisia tietokantoja, tietovarastoja). Näemme varmasti seuraavina vuosina näistä hyviä toteutuksia. Myös ontologioiden ja taksonomioiden sovellutukset kehittyvät ja ne yhdistettynä hakutekniikoihin ja sisältöanalytiikkaan tuovat informaation käsittelyyn aivan uusia ulottuvuuksia muutaman vuoden sisällä. Tämä kehityspolku liittyy vahvasti myös Master Data Management (MDM) –sovellusalueeseen, joita jäljempänä käsittelen enemmän.
Tutkimusyhtiö Gartner on nostanut omiin analyyseihinsä hyvin uutena ja kehitytsvaiheensa alussa olevana ”Collaborative Decision Making” –tyyppiset ratkaisut, jotka yhdistävät päätöksen tekijät, liiketoiminnan prosessin ja informaation. Informaatio kattaa sekä BI –tietovarannot että liiketoiminnan prosessissa (työn kulut), päätöksenteossa, tuotetun ja käytetyn muun sisällön sekä sosiaalisen verkoston ja yhteistoiminnan. Nämä sisältävät liiketoimintaa tekemistä ohjaavia työkaluja, pohjia ja malleja sisällön tuottamisen avustamiseksi ja vakioimiseksi. Lisäksi ne sisältävät yhteistyötä tukevia ratkaisuja (työryhmät, ”brainstormit”, evaluoinnit, vaihtoehtojen esittelyt, toimenpiteistä sopimisen ja toimenpiteiden käynnistämisen). Nämä ratkaisut ovat tällä hetkellä vielä varhaisessa innovaatiovaiheessa ja toteutukset ovat enemmän kokeilevia kuin kypsiä tuotantokäyttöön. Tämä on kuitenkin suuntaus, johon nyt resursseja suunnataan laajasti sekä teknologian tuottajilla että ratkaisujen toteuttajilla. Samaan aikaan syntyy asian ympärillä monia uusia innovaatioyrityksiä, joista osan sitten parin kolmen vuoden kuluttua isommat toimijat ostavat ja yhdistävät omiin tarjoamiinsa.
Tavallaan on hyvin harmittavaa, että vielä pari vuotta sitten esitetyissä kuvauksissa ja analyyseissä Collaborative Decision Making esitettiin BI –ratkaisujen ja sosiaalisten ohjelmistojen yhdistelmäksi. Sosiaaliset ohjelmistot yhdistettiin tähän sitten liiankin yksinkertaisesti sosiaalisen median näkökulmana, joka ainakin suomalaisen liiketoimintapäättäjän mielestä saattoi olla melko kaukana organisaation sisäisestä päätöksentekorutiinista ja siinä tukena tarvittavista ratkaisuista. Yhdessä tekeminen ja asioiden yhdessä käsitteleminen on mielestäni tässä se ensisijainen liiketoiminnan päätöksentekoa lähempänä oleva näkökulma.
Liiketoiminnan prosessit ja sisältö+informaatio
Kolmisen vuotta sitten sain omakohtaisesti mahdollisuuden katsoa liiketoimintatiedon pelikenttää hieman toiselta laidalta, kun siirryin Business Intelligence –ratkaisualueelta sisällönhallinnan (ECM) pariin. Business intelligence -puolella olikin jo ehtinyt vierähtää 15 vuotta, joten muutos oli myös virkistävä.
Havaintoni nopeasti oli, että hyvin samanlaisessa tiedonhallinnan pelikentässä toimitaan niin ECM kuin BI –ratkaisualueellakin. Erona tunnistin liiketoimintaprosessien käsittelyn keskeisyyden ECM ratkaisuissa. Erityisesti tämä näkyy julkisen sektorin uusissa ECM ratkaisuissa nk. asiankäsittelyjärjestelmissä. Näitä toteutetaan nykyään SÄHKE –määritysten mukaisesti täyttämään suomalaisen lainlaatijan asettamat julkisen toimijan velvoitteet. Nämä määritykset ottavat vahvasti kantaa sisällön tuottamisen, käsittelyn ja päätöksenteon prosesseihin toimittaessa uudessa ”sähköisessä maailmassa”. Määräykset pakottavat SÄHKE -ratkaisuissa sisällön käsittelyn prosessin ja päätöksentekoprosessin tarkkaan kuvaamiseen (TOS, “Tiedon Ohjauksen Suunnitelma”) ja toteuttamiseen tietojärjestelmässä (TOJ, “Tiedon Ohjauksen Järjestelmä”). Samalla pakotetaan koko prosessin kulun tallentamiseen, jotta myöhemmin voidaan osoittaa päätösten ja siihen liittyvien materiaalien aitous ja prosessin lainmukaisuus.
BI –ratkaisualueella tietoarkkitehtuurit ja informaation muokkaus- ja esittämisasiat ovat olleet keskeisiä, ja tukea prosesseille on tähän asti haettu esimerkiksi tiedon esittämisen portaaliratkaisuilla. Mutta esimerkiksi sellaisia ratkaisuja, joita tavoitellaan ”Collaborative Decision making” –tyyppisillä ratkaisuilla, ei ole juurikaan ollut yksittäisiä hyvin vahvasti asiakaskohtaisia räätälöityjä ratkaisuja lukuun ottamatta.
Aloin itsekin havainnoistani innostuneena piirtämään kollegoille erilaisia kuvia ja ajatuksia siitä, kuinka prosessit ja tietoarkkitehtuuri ja ECM ja BI –maailmat tulevat yhdistymään. Siis nimenomaan nuo tiedon tuottamisen ja kuluttamisen prosessit, joihin päätöksenteon prosessitkin lukeutuvat, ECM ratkaisujen puolelta sisällön tuottaminen ja BI ratkaisujen puolelta informaation jalostaminen.
Nopea havaintoni oli, että käytännön toteutusta oli yleisön vaikea hahmottaa, vaikka yleisesti asioiden tuleva yhdistyminen tunnustettiin skenaariona todennäköiseksi. Ja ovathan isot teknologiatoimittajat maailmalla jo vuosia olleet tätä skenaariota toteuttamassakin ostaen ja kehittäen sekä BI –ratkaisualueen että ECM –ratkaisualueen ominaisuuksia. Yhteisestä teknologia-alustasta huolimatta nämäkin ratkaisut ovat pysyneet erillään tähän asti käyttäjän ja liiketoiminnan prosessin näkökulmasta katsoen joitain portaalitoteutuksia lukuun ottamatta.
Miksi sitten näiden niin selkeästi toisiaan lähellä olevien sovellusalueiden yhdistyminen on niin pitkän tien päässä? Yksi ensimmäisistä syistä lähtee tekijöistä. Meistä. Meidän osaamisemme on vahvasti joko BI –ratkaisualueella tai ECM –ratkaisualueella. Osaajia, arkkitehteja, jotka osaavat riittävästi molempia yhdistääkseen sovellusalueet, on edelleen hyvin harvassa. Toinen syy lähtee tekniikoista. Tekijät seuraavat luonnollisestikin tekniikan mahdollisuuksia, ja niin kauan kun tekniikka ei ole riittävän kypsää oikeanlaisen yhdistelmän tehokkaaseen ja liiketoimintaa hyödyttävään tuotokseen, jäävät toteutukset harvoiksi innovatiivisiksi edellä kävijöiden kokemuksiksi. Kolmantena syynä on liiketoiminnan päättäjien innostuksen laimeus. Niin kauan kun paljon kokeillaan ja räätälöidään, kustannukset hienostakin ratkaisusta ovat mitattaviin hyötyihin nähden usein niin suuret, ettei hanketta haluta aloittaa tai sitten ne keskeytetään ennen maaliviivaa.
Master Content Management yhdistävänä ja mahdollistavana
Miten sitten tässä päästään eteenpäin? Aloitin tämän jutun kirjoittamisen korostamalla tietoarkkitehtuurin merkitystä. Nyt tähän asti on BI ja ECM –ratkaisualueilta pyritty löytämään erityisiä lisähyötyjä liiketoiminnalle sovellustasolla erillissovelluksilla. Ja sovellustasolla tulemme toki lähivuosina näkemään myös erityisen hyviä oivalluksia ja käytännön toteutuksia. Mutta kuten aiemmin mainitsin, meidän on loppujen lopuksi ollut vaikea hahmottaa käytännön sovellutusta tälle sovellusalueiden yhdistelmälle, joka samalla olisi ollut toteutettavissa nykyisillä tekniikoilla ja josta olisi liiketoiminnalle selkeää lisähyötyä. Tietoarkkitehtuurin tasolla yhteinen kieli, yhdistävät tekijät ovat puuttuneet, joka on hidastanut käytännön sovellutusten esille tuloa.
Tietoarkkitehtuuriin liittyen näen Master Data Management (MDM) –asioilla tähän erityisen yhteyden. MDM on nyt lyömässä itseään vihdoin läpi tekniikoiden kypsyttyä ja tietoarkkitehtuurien mallien tukiessa tätä. MDM on liitetty tähän asti vahvasti BI –ratkaisualueelle yhdeksi elementiksi tietoarkkitehtuurissa. Tuoreimpana tulokkaana mm. tutkimusyhtiö Gartner on nostanut uudeksi kehittyväksi osa-alueeksi Master Content Management (MCM) metodit ja tekniikat.
MCM liittyy menetelminä ja tekniikoina sisältöön ja informaatioon, joka on yrityksen toiminnalle tunnistetusti tärkeää, joka tulee voida jakaa sekä yrityksen sisällä että mahdollisesti ulkoisten toimijoiden kanssa, ja joka tulee käsitellä sovittujen menettelyjen sekä lakien ja asetusten mukaisesti. Tällaisia asioita ja tietoja sekä sisältöjä ovat esimerkiksi sopimukset, erilaiset hakemukset ja hakemusprosessit ja niihin liittyvät päätösmateriaalit ja päätöksen perusteet jne. Toisin sanoen kaikki organisaation tieto- ja sisältökeskeiset tuottamis- ja kuluttamisprosessit sekä niihin kytkeytyvät tietovarannot.
Teknisenä määritelmänä MDM:n avulla varmistetaan, että organisaation ”virallisista perustiedoista” (dimensiot) ovat käytettävissä oikeat ja yksikäsitteiset tiedot ja mahdolliset hierarkiat niiden välillä sekä muut mahdolliset liittymät. Perustietoja voivat olla esimerkiksi asiakkaat, kansalaiset, työntekijät, toimittajat, yritykset, organisaatiot, maantieteelliset kohteet, palvelut ja tuotteet.
Tähän asti lähes poikkeuksetta näitä ”dimensioita”, ”yhdenmukaisia dimensioita” (vrt. Kimball:in ”Master Conformed Dimension”), on rakennettu osana business intelligence –ratkaisujen tietoarkkitehtuureja. Mutta näitä ei ole rakennettu niinkään sisällönhallinnan ratkaisualueella. Tässä meillä on ”särö” kokonaisarkkitehtuurissamme. Ja ajatus ei ole nyt siinä, että rakennetaan tarvittavat Master Dimensiot erikseen arkkitehtuurimme ”sisällönhallinnan puolelle”. Me tarvitsemme organisaation kaikkiin tiedonhallinnan tarpeisiin yhteiset yhdenmukaiset perustiedot. Tästä on kysymys Master Content Management:ssa.
Mutta MCM on muutakin. MCM arkkitehtuurien myötä meille tulee mahdolliseksi luoda ehjiä katkeamattomia tiedonhallinnan prosesseja liiketoimintaprosessien tueksi. Katkeamattomalla tarkoitan prosessia, jota ei tarvitse katkaista tietoarkkitehtuurin ”särön” kohdalla ja pyytää prosessissa toimijaa esimerkiksi etsimään omin avuin toisen sovelluksen tai tekemään toisen haun ”itse parhaaksi katsomallaan tavalla” saadakseen tehtävän edellyttämät tiedot ”särön” molemmilta puolilta tässä tapauksessa tarkoittaen BI tai ECM –ratkaisujen ja tietovarantojen puolelta. Nämä ”itse parhaaksi katsomallaan tavalla” toimivat liiketoiminnan prosessit ovat yleensä niitä, joissa syntyy ylimääräisiä kustannuksia erityisesti silloin, kun asian parhaiten tunteva henkilö siirtyy pois prosessista ja tilalle tulee uusi henkilö asiaa hoitamaan.
Suomalaiset sovellutukset ovat jo lähellä, julkishallinto myös veturina
Yhden mielenkiintoisen lähtökohdan meille Suomessa antaa edellä aiemmin mainitsemani ECM –ratkaisualueella jo tuotettavat ”SÄHKE-” asianhallinnan ratkaisut. Näissä me jo toteutamme MCM –perusteista ratkaisua, joka nyt siis vain odottaa BI –puolen tietoarkkitehtuurien ja Master Datan yhdistämistä yhteiseksi perustietopohjaksi. Asian käsittelyn prosessia on jo pitkälle mallinnettu ja toteutettu, jolloin tähän BI –ratkaisualueen analyysien ja muun tietovarannon yhdistäminen ei ole enää suuri askel. Tarvitaan vain yhteinen tietoarkkitehtuuri yhdistämisen tueksi. Ja nämä ECM –puolen ratkaisut toteuttavat monilta osin jo nyt myös Collaborative Decision Making –mallin mukaista toiminnallisuutta, tähän asti vain ilman selkeää liiketoimintaa ohjaavaa liitosta BI-ratkaisujen tietovarantoihin.
Ja vaikka edellä esimerkkinä ovat otettu esille suomalaisen julkisen puolen velvoitteet ja niitä tukevat sähköiset ratkaisut, eivät asia ja sovellutukset ole kaukana muista toimijoista. Samantyyppisillä sovellusmalleilla ja tietoarkkitehtuureilla voidaan toteuttaa esimerkiksi MoReq –määritelmien mukaisia ECM –ratkaisuja ja yhdistää samaan kokonaisarkkitehtuuriin BI –ratkaisut ja näin toteuttaa MCM ja Collaborative Decision Making –tyyppisiä ratkaisuja niin julkisille kuin yksityisille toimijoille sekä monikansallisille toimijoille, joille sähköisessä tiedonvälityksessä yhteiset tiedon käsittelyn ja tiedon välityksen formaatit ovat välttämättömiä.